Comprar un bien o servicio requiere iniciar una relación comercial con un proveedor, el cual, según el resultado obtenido puede mantenerse en el tiempo o ser reemplazado por otro. Un proveedor debe ser capaz de entender las necesidades de sus clientes y actuar desde sus capacidades técnicas, con el fin de generar confianza y ofrecer productos o servicios de calidad.
Para una empresa puede resultar sencillo entablar esa relación con un proveedor, pero suele ser complicado cuando se trata de varios proveedores. Cada negocio requiere realizar solicitudes, procesar pagos y hacer seguimiento. ¿Existen formas de automatizar estos procesos que realiza la compañía con los proveedores? La buena noticia es que sí, la gestión de proveedores puede ser más ágil el proceso.
Consultis ofrece softwares especializados como estrategias para la gestión de proveedores. Le contamos más detalles en este artículo.
Para entender el funcionamiento de los software de gestión de clientes y proveedores es necesario saber de qué se trata este proceso. La gestión de los proveedores está orientada a mejorar la interacción de la empresa con las compañías que le proporcionan los bienes o servicios requeridos para su actividad.
Este proceso se desarrolla principalmente desde los departamentos de compras o suministros, y pasa por evaluar las fortalezas y debilidades de cada proveedor, si su bien o servicio es de calidad y si además contribuye al desarrollo de la
estrategia de la empresa.
Se trata de una serie de pasos que se deben cumplir desde la empresa para optimizar la adquisición de bienes y servicios. Esto implica seleccionar con cuidado a los proveedores, negociar los acuerdos financieros y velar por su cumplimiento. Asimismo, conlleva a mantener o finalizar los contratos, ejecutar los respectivos pagos y manejar la base de datos de los proveedores o clientes.
Gestionar proveedores requiere cumplir una serie de pasos de forma cuidadosa y sistemática, pues un error en la contratación de un bien o servicio puede afectar la cadena productiva de la empresa y por ende sus resultados.
Por esto existen software gestión de proveedores que simplifican todas estas tareas y permiten cumplir con cada uno de los pasos de manera segura. En Consultis contamos con las plataformas Contractis ML y Contractis MC.
Contractis ML es una herramienta con la que se puede gestionar todo el proceso de compra de un bien o servicio, desde que se procesa la solicitud hasta que se genera la orden de compra o contrato. La plataforma trabaja desde tres grandes áreas: gestión de solicitudes, reportes y gestión de licitación.
Concretamente, algunos de los procedimientos que desarrolla esta plataforma son la modelación del proceso de compra, para controlar cada una de las etapas, y la solicitud de la compra. Asimismo, establece las bases de la licitación e invita a los proveedores a ofertar sus productos o servicios para luego recibir las propuestas. Otra de las funciones de este software es evaluar las distintas propuestas para luego adjudicar el contrato.
Por su parte, Contractis MC es una aplicación web que permite gestionar de manera integral los contratos y estados de pagos, desde la administración de tarifas y reajustes, pasando por la modificación y control de saldos, hasta las aprobaciones de los ciclos de pago. Con esta herramienta los usuarios recibirán por correo electrónico las notificaciones de aprobaciones Eps, vencimientos, montos de presupuestos, entre otros.
En Contractis Mc existen tres módulos que contribuyen a una buena gestión de los proveedores, que permiten medirlos:
Entre los procesos que realiza Contractis MC también destacan la gestión
documental de contratos de forma centralizada, la evaluación de los proveedores
en función de los ciclos de pago y el control de cierres de contratos. Uno de los
elementos más importantes a destacar en ambas herramientas es la generación
de reportes personalizados en cada uno de los procesos, lo cual permite a la
empresa la toma de decisiones oportuna.
Además de afectar de manera positiva en el desarrollo de las actividades de algunos de los trabajadores de la empresa, pues los procesos que realizan se automatizarán, existen otras ventajas de implementar un software para la gestión de proveedores:
– Mayor rapidez en la contratación de un bien y servicio, porque el sistema otorga resultados de evaluación y comparación de ofertas en menor tiempo del que se lograría obtener este reporte de forma manual.
– Disminuyen los riesgos, pues se evitan situaciones como interrupciones del servicio de un proveedor, violaciones a la ley, fraudes, rupturas de la cadena de suministros, y afectaciones a la reputación de la empresa, derivadas de alguno de estos casos.
– Mejora el seguimiento, debido a que el software permite verificar el cumplimiento de los parámetros establecidos con el proveedor y determinar si es necesario un cambio en alguno de los procedimientos.
– Aumenta la transparencia, ya que a través del sistema se mantiene el flujo de información tanto de la empresa hacia los proveedores como de forma inversa y todo queda registrado.
– Se genera ahorro, porque a través de las plataformas de gestión se puede visualizar desde el inicio posibles oportunidades de rebajar costos, al tiempo que se revisa la calidad de los productos y servicios que se adquieren.
En definitiva, contratar un software de gestión de los proveedores es un paso importante en el proceso de mejorar el rendimiento de las empresas en cuanto a la contratación de algún bien o servicio. Cabe destacar que la implementación de una plataforma digital para la gestión de clientes y proveedores no implica el despido de personal, pues, por el contrario, requiere de capacitación
para el uso y aprovechamiento absoluto de la nueva herramienta.
Nuestro equipo te apoyará y aclarará todas tus dudas acerca de tu proyecto