Licitaciones Chile: ¿Cómo gestionarlas de forma rápida?

Gestionar las licitaciones de una empresa implica seguir una serie de pasos y cumplir con procedimientos que demandan tiempo y dedicación. Normalmente las compañías (dependiendo el tamaño), realizan muchas licitación al año, lo que involucra aún más trabajo para el departamento de Compras y Contratos.
Para facilitar y optimizar esta tarea existen en el mercado herramientas digitales, como Contractis ML, una plataforma de licitación ofrecida por Consultis que genera muchas ventajas y beneficios en el área de compras. 
¿Quiere saber más sobre este producto? Le contamos más detalles en este artículo.

¿Qué son las licitaciones?

Entender la importancia de contar con una plataforma de licitación como la que ofrece Consultis inicia desde conocer qué son las licitaciones, cuántos tipos existen y cuáles son los pasos para realizarlas. 
Una licitación es un procedimiento a través del cual las empresas solicitan mediante una invitación las ofertas de productos o servicios de otras compañías o personas, los cuales se convertirán en sus proveedores o contratistas. El objetivo de este proceso es evaluar todas las propuestas y elegir el proveedor más competitivo. 

Hoy, existen licitaciones públicas y privadas:

– Licitaciones públicas: Son aquellas a través de las cuales los órganos del Estado convocan a otras empresas para que ofrezcan un bien, obra o servicio específico que requiere el ente. Se trata de un procedimiento administrativo (actos realizados por la Administración Pública) cuyos pasos están establecidos en el ordenamiento jurídico de Chile. El anuncio se hace por medio de una convocatoria pública que se puede encontrar fácilmente en una búsqueda de licitaciones.

– Licitaciones privadas: Existen dos tipos, el primero comprende las licitaciones que realizan las empresas del Estado, al igual que las públicas, pero en las que se selecciona a un grupo pequeño de compañías quienes son las únicas que pueden ofertar sus bienes o servicios. La notificación a estas empresas se realiza de forma privada o directa, por lo que también se le conoce como licitación cerrada. En la segunda modalidad, la solicitud es realizada desde la empresa privada.

En ambos casos, se trata de un procedimiento que va desde la planificación del requerimiento y la preparación de la solicitud hasta la ejecución del contrato. Las fases de las licitaciones son el anuncio, en el que se describe con antelación el proyecto o bien requerido y la fecha de publicación de las siguientes etapas; la publicación de las bases de licitación, con las condiciones, el presupuesto determinado y los requisitos para los oferentes; la presentación de propuestas, tiempo
en el que se reciben las ofertas; la revisión, y finalmente la adjudicación y firma del contrato.

¿Cuáles son las regulaciones chilenas en materia de licitaciones?

Para iniciar una licitación pública, nuestro país requiere una serie de etapas que están determinadas en la Ley N° 19.886 de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios, aprobada en 2003 pero cuya última modificación fue realizada el pasado 28 de abril de 2022. 

Tanto en este texto legal como en su reglamento, aprobado en 2004, se establecen normas y parámetros para el proceso de licitación pública. En otras palabras, detalla qué son las bases de licitación, incluidos sus aspectos técnicos y administrativos.
Asimismo, en el país existe un Reglamento de Compras Públicas vigente desde 2020 que busca generar igualdad de oportunidades a través de principios como la libre concurrencia, la probidad y la transparencia.

¿Por qué usar un software para gestionar las licitaciones?

La tecnología llegó para quedarse y en el ámbito empresarial las aplicaciones pueden ser infinitas. Los software de gestión de distintos tipos de procedimientos resultan herramientas muy positivas. Estos programas contribuyen a la reducción de plazos, rebaja de la carga laboral de los empleados del área, disminución de errores y transparencia en el procedimiento, lo cual se traduce en menores costos para la compañía.

Características y ventajas de Contractis ML

Contractis ML es una Aplicación en plataforma web, que permite gestionar desde la solicitud de un bien o servicio, hasta la generación de un contrato u orden de compra. Entregando competitividad y transparencia en el proceso de compra y contratación, por medio de la entrega simultanea de información desde y hacia los proponentes, manteniendo
trazabilidad de las comunicaciones.

Esta plataforma se encarga además de generar reportes que consolidan el estatus de los procesos, el historial de solicitudes y el seguimiento de las solicitudes y licitaciones. El software Contractis ML permite determinar los antecedentes de las empresas que participan en las licitaciones mediante el ingreso de información en los formularios de postulación, permite detallar cada una de las necesidades, seleccionar a los posibles proveedores o contratistas, y generar las evaluaciones. 

Otras tareas que se pueden realizar a través de Contractis ML es monitorear la carga de la documentación, publicación y presentación de la oferta, su posterior revisión y elaboración de las recomendaciones. Finalmente nos lleva a la generación de informes con los que las empresas proceden a la aprobación del informe ejecutivo (resumen del proceso con las propuestas y su correspondiente nota por empresa participante), así como a la adjudicación final.

La ventaja de esta herramienta es que permite trabajar con distintos procesos de compra, controlando cada fase del procedimiento. La información se mantiene resguardada pues la documentación se gestiona de forma centralizada, es decir, no se difunde por múltiples canales.

La herramienta de Consultis envía reportes personalizados a la empresa, lo cual facilita la toma de decisiones. Asimismo, no tiene costo de licenciamiento adicional y es un gran aliado que garantiza asesoría en licitaciones en caso que sea requerido a través de su mesa de ayuda (o soporte). 

Se trata de un software con múltiples beneficios que simplificará las tareas del área de compras de la empresa y otorgará más tiempo a los empleados para dedicarse a otras actividades y de esta manera optimizar su permanencia en la organización.